Inhalte automatisieren – Fehler vermeiden

 

Fehlerhafte Dokumente sind ärgerlich und schmerzen besonders, wenn man ein Image der Genauigkeit und Korrektheit möglichst personenbezogen gegenüber seinen Kunden, Partnern oder Angestellten wiedergeben will. Zu große Fehler können sogar die Rechtssicherheit gewisser Dokumente gefährden. Deswegen gibt es in jedem Großunternehmen einen Prozess, der für die Qualität des Schriftverkehrs Sorge trägt.

Unsere Lösung wird genau diesen Prozess vereinfachen und effizienter gestalten. Bemerkbar macht sich die inhaltliche Korrektheit von Dokumenten bereits früh im Erstellungsprozess. Schon bei dem Gestalten der benötigten Vorlagen wird durch Cartago®Live für möglichst hohe Genauigkeit gesorgt. In der Vorlagengestaltung wird genau festgelegt, welche Bereiche mit Angaben aus dem Datenpool gefüllt werden. Solange der Datenpool also aktuell und sorgfältig erstellt ist (wobei wir Sie gerne unterstützen), werden all diese Inhalte stets korrekt sein.

QS erleichtern

Neue Strukturen im Workflow

 

Zu guter Letzt wird bei der Erstellung ganz klar definiert, welche Bereiche von einem Sachbearbeiter zu editieren sind. Zusätzlich können sogar Pflichtfelder erzeugt werden. Hierbei handelt es sich um Bereiche des Dokuments, die ausgefüllt werden müssen, bevor die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter sich den anderen Bereichen widmen kann. In diesen Feldern kann sichergestellt werden, dass sie korrekt befüllt werden. Finden sich beispielsweise Buchstaben im Datum oder Zahlen im Sachbearbeiter/in Namen, akzeptiert dies unser Programm nicht. Diese Form der Inhaltssicherung garantiert, dass sich deutlich weniger Flüchtigkeitsfehler einschleichen.

Besteht immer noch Unsicherheit über die Richtigkeit, kann das Dokument durch einen simplen Knopfdruck an Vorgesetzte oder an Mitarbeitende der Qualitätssicherung übergeben werden. Diese finden das Dokument in einer „To Do Liste", können es überprüfen und zurück an die bearbeitende Person gehen lassen - mit Korrekturen oder Notizen für den Kollegen oder die Kollegin. Es kann aber auch in der Vorlage bestimmt werden, dass ein Dokument automatisch an diese Qualitätssicherung übergeben wird. Ein Beispiel hierfür wäre eine Versicherung, welche ab einem gewissen Betrag gerne mehrere Augen zur Verfügung hätte, um keine Fehler zu riskieren.