SAAS & Cloud Services

Automatische Prozesse

Cloudbasierte Installation

Einheitliches Datenformat

Cartago Data Manager ZUGFERD Ausgabe

Abrechnungsprozess optimieren

Ein Projekt mit einer Partnerfirma brachte erneut Bewegung in den Data Manager und eröffnete so neue Möglichkeiten der Datenzusammenführung aus verschiedenen Quellsystemen als auch die Harmonisierung der Ausgabedokumente im ZUGFeRD Format. Kunde war hierbei ein Dienstleistungs-Vermittler und die erste Projektphase drehte sich um den Abrechnungsprozess gegenüber einem Großkunden sowie den tatsächlichen Dienstleistern.

Ausgangslage

Die Ausgangslage war ein Prozess über Exporte aus zwei verschiedenen Systemen, die dann über viele manuelle Schritte für die Produktion von Rechnungs- und Gutschriftsdokumenten sowie Reports in ein Format zusammengeführt wurden. Die manuellen Schritte waren so fehleranfällig, dass viel Energie und Entwicklung in Vermeidungsmechanismen geflossen sind.

ZUGFeRD Ausgabe

Die Ablösung dieses eben beschriebenen Systems durch vollautomatische Prozesse wurde direkt an die Bestrebung des Kunden gekoppelt, nämlich den Abrechnungsrechnungsprozess auf elektronische Übertragung mithilfe des ZUGFeRD Formats umzustellen. Das ZUGFeRD Format zeichnet sich dadurch aus, dass alle Daten der Rechnung als XML-Anhang innerhalb einer PDF/A Datei elektronisch verschickt werden. So können Firmen die PDF-Datei zur Archivierung nutzen und die XML-Daten maschinell und automatisch auslesen und weiterverarbeiten.

Cartago Data Manager ZUGFERD Ausgabe

Architektur

Das System läuft in der Cloud (AWS Server) und die verschlüsselte Übertragung zu den Quellsystemen funktioniert über SSL. Einmal täglich greift die Lösung auf das Quellsystem mit den Stammdaten zu, um diese zur Erstellung von Rechnungsdokumenten in aktuellem Zustand vorrätig zu haben. Das andere Quellsystem mit Bewegungsdaten startet mehrmals täglich den automatischen Prozess über einen Push zu unserem Data Manager. Nach Eingang der Bewegungsdaten werden diese um die nötigen Stammdaten ergänzt und in ein Ausgabefile im ZUGFeRD Format geschrieben.

Erweiterungen

Um Rechnungsdokumente außerhalb des ZUGFeRD Schemas sowie Reports zu erzeugen, wurde die ZUGFeRD XML um zusätzliche Felder erweitert. So kann jede Vorlage mit derselben XML produziert werden. Für jeden Produktionslauf wird eine Rechnung, eine Gutschrift sowie eventuell eine Abrechnung für die Vermittlungsgebühr erzeugt und über einen E-Mail Server als PDF-Anhänge an die relevanten Adressen verschickt. Das Rechnungs PDF/A wird dabei genau nach ZUGFeRD Vorgaben erstellt und kann so maschinell verarbeitet werden. Regelmäßig erzeugt das System Reporte der erbrachten Leistungen als .csv und gibt diese an eine dedizierte Schnittstelle zur Auswertung durch ein Monitorsystem weiter.

Data Manager

Die Weiterentwicklungen in der Datenzusammenführung und -generierung von Dokumenten nach dem ZUGFeRD Standard bilden nun neue Optionen innerhalb des Konzept unseres Data Managers. So werden die bisherigen Möglichkeiten in der Datenaufbereitung und –umwandlung für einheitliche Folgeprozesse ergänzt, von Programmen wie der CartagoLive DocEngine bzw. dem CartagoLive Workspace.

Ausgabe über E-Mail, Webservice oder Archiv

Erweiterung der Daten falls gewünscht

Audit des gesamten Prozesses