Cartago Data Manager

ZUGFeRD Ausgabe

Cartago Data Manager

ZUGFeRD Ausgabe

Abrechnungsprozess optimieren

Ein Projekt mit einer Partnerfirma brachte erneut Bewegung in den Data Manager. Neue Möglichkeiten eröffneten sich für die Datenzusammenführung aus verschiedenen Quellsystemen als auch die Harmonisierung der Ausgabedokumente im ZUGFeRD Format. Kunde war hierbei ein Dienstleistungs-Vermittler und die erste Projektphase drehte sich um den Abrechnungsprozess gegenüber einem Großkunden sowie den tatsächlichen Dienstleistern.

Ausgangslage

Die Ausgangslage war ein Prozess über Exporte aus zwei verschiedenen Systemen, die dann über viele manuelle Schritte für die Produktion von Rechnungs- und Gutschriftsdokumenten sowie Reports in ein Format zusammengeführt wurden. Die manuellen Schritte waren so fehleranfällig, dass viel Energie und Entwicklung in Vermeidungsmechanismen geflossen sind.

ZUGFeRD Ausgabe

Gemeinsam lösten wir das eben beschriebenen System durch vollautomatische Prozesse in Rücksichtnahme an die Bestrebung des Kunden ab. Nämlich den Abrechnungsrechnungsprozess auf elektronische Übertragung mithilfe des ZUGFeRD Formats umzustellen.

Das ZUGFeRD Format zeichnet sich dadurch aus, dass alle Daten der Rechnung als XML-Anhang innerhalb einer PDF/A Datei elektronisch verschickt werden. So können Firmen die PDF-Datei zur Archivierung nutzen und die XML-Daten maschinell und automatisch auslesen und weiterverarbeiten.

Architektur

Das System läuft in der Cloud (AWS Server) und die verschlüsselte Übertragung zu den Quellsystemen funktioniert über SSL. Einmal täglich greift die Lösung auf das Quellsystem mit den Stammdaten zu. Später sollen diese zur Erstellung von Rechnungsdokumenten in aktuellem Zustand vorrätig sein.

Das andere Quellsystem mit Bewegungsdaten startet mehrmals täglich den automatischen Prozess über einen Push zu unserem Data Manager. Nach Eingang der Bewegungsdaten ergänzt unsere Software diese um die nötigen Stammdaten und schreibt das Ergebnis in ein Ausgabefile im ZUGFeRD Format.

Erweiterungen

Um Rechnungsdokumente außerhalb des ZUGFeRD Schemas sowie Reports zu erzeugen, wurde die ZUGFeRD XML um zusätzliche Felder erweitert. Für jeden Produktionslauf wird eine Rechnung, eine Gutschrift sowie eventuell eine Abrechnung für die Vermittlungsgebühr erzeugt.

Darauffolgend werden diese über einen E-Mail Server als PDF-Anhänge an die relevanten Adressen verschickt. ZUGFeRD erstellt dabei das Rechnungs PDF/A genau nach Vorgaben und verarbeitet diese danach maschinell. Regelmäßig erzeugt das System Reporte der erbrachten Leistungen als .csv. Schließlich gibt diese alle erbrachten Leistungen an eine dedizierte Schnittstelle zur Auswertung durch ein Monitorsystem weiter.

Data Manager

Die Weiterentwicklungen in der Datenzusammenführung und -generierung von Dokumenten nach dem ZUGFeRD Standard bilden nun neue Optionen innerhalb des Konzepts unseres Data Managers. So werden die bisherigen Möglichkeiten in der Datenaufbereitung und –umwandlung für einheitliche Folgeprozesse ergänzt.

Ausgabe über E-Mail, Webservice oder Archiv

Erweiterung der Daten falls gewünscht

Einheitliches Datenformat für alle Dokumente (ZUGFeRD XML)

Automatische
Prozesse

Cloudbasierte Installation
(z.B. AWS)

Audit des gesamten
Prozesses

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