Digitale Entgeltabrechnung

Digitale Entgeltabrechnung

Papierdruck reduzieren

Der klassische Druck auf Papier verschwindet mehr und mehr aus den Unternehmen. Gründe hierfür sind Umweltschutz, Kosten-Reduzierung sowie stetig zunehmende Digitalisierung von Mitarbeitenden und Kunden.

Der Prozess der monatlichen Entgeltabrechnung bietet hier Potenzial den jährlichen Papierverbrauch zu reduzieren. Es gibt aber auch Herausforderungen, wie den Datenschutz, die beachtet werden müssen.

Die Lösung im Überblick

So hat Cartago im letzten Jahr eine Lösung aufgebaut, mit der Mitarbeiter eines Konzerns künftig Entgeltbelege in einem Portal innerhalb des Firmen-SAP aufrufen können. Cartago trug mit Weiterentwicklungen der bestehenden SAP-Programme, Schnittstellen, Verschlüsselungen sowie dem zentralen Dokumentendesign und der Produktion der PDF-Dateien auf dedizierten Servern nach Kundenvorgabe zum Erfolg der Umsetzung bei.

Das Archiv, indem die Entgeltbelege 24 Monate rückwirkend aufbewahrt werden, sowie das Portal zur Ansicht/Ausdruck der Entgeltabrechnungen wurde vom Kunden sowie Drittfirmen beigesteuert.

Parallele Prozesse

Wichtig war es, dass der Papierdruck in der ersten GoLive Phase parallel zum neuen digitalen Druck läuft. Mitarbeitende entscheiden sukzessive, ganz auf die monatlichen Briefe zu verzichten. Hierfür haben wir das bereits angepasste SAP-Programm zur Erstellung der monatlichen Entgeltabrechnung erweitert. Im Detail um eine direkte Schnittstelle zu den Produktionsservern mit der Cartago®Live DocEngine. Ein Druckspooler ist hier nicht mehr nötig, jedoch eine verschlüsselte Übertragung der Daten.

PDF Produktion

Nach fertiger Übertragung des Datensatzes an die Cartago Server beginnt dort die PDF-Produktion nach Vorgaben des Kunden. Die PDFs sind schreibgeschützt, damit eine Manipulation durch Mitarbeitende erschwert wird. Moderne Verschlüsselungen sichern Ihre Dateien. Erst danach schreiben Kunden über definierte Schnittstelle in das Archiv.

Metadaten reichern zudem die Dateien an, die für das spätere Abrufen im SAP Portal nötig sind. Die Vorlagen für die Entgeltbelege kommen hierzu aus dem Cartago®Live Designer. Die Entgeltbelege nehmen dabei Zugriff auf dieselben Vorlagen wie die Vorlagen für die zu druckenden PDFs.

Anzeige im Portal

Möchte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nun die Entgeltabrechnung einsehen und/oder ausdrucken, loggt sie oder er sich über die personalisierten SAP Zugänge in das System ein und sieht dort in einer Oberfläche eine Liste der möglichen Abrechnungen. Ein Doppelklick entschlüsselt die Datei und wird Ihnen am Arbeitsplatz angezeigt.

Diese Verschlüsselung findet direkt nach der Erstellung der PDFs statt, auf den Produktionsserver hat nur ein sehr kleiner Kreis Zugriff. Bei Problemen bei der Produktion oder dem Einlagern in das Kundenarchiv laufen diese Informationen wieder zurück in das SAP. So können die Verantwortlichen nötige Schritte, wie eine Nachproduktion, anstoßen.

Sicherheit als oberstes Gebot

Im Projekt wurde stets viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz gelegt, da es sich um sensible Daten handelt. Daher wurde eine Verschlüsselung vor Einlagerung in das Archiv und eine Entschlüsselung erst nach Anfrage durch den Anwender gewählt. Cartago®Live bietet aber ebenfalls Möglichkeiten, Dokumente an einen E-Mailserver zu übertragen oder in HTML-Form in anderen Webportalen zugänglich zu machen.

Ebenfalls ist es in kleineren Betrieben möglich, on demand eine frische Produktion der HR-Dokumente auf User-Anfrage zu veranlassen. Denken Sie darüber nach, Ihren jährlichen Druck-Output signifikant zu reduzieren aber benötigen Beratung über Risiken und Möglichkeiten? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

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