In Zeiten der Digitalisierung hat sich insbesondere durch die Einführung der E-Rechnung und des ZUGFeRD-Standards auch die Verwaltung von Finanzprozessen grundlegend verändert. Jetzt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, sich auf die bevorstehende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung Im B2B Bereich ab dem 1. Januar 2025 vorzubereiten. Diese Umstellung ist jedoch nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine Chance, um effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. In diesem Blogartikel nehmen wir die Bedeutung der E-Rechnung und des ZUGFeRD-Standards sowie die Vorteile genauer unter die Lupe.
Die Zukunft ist strukturiert: E-Rechnungen mit ZUGFeRD sind mehr als nur Digitalisierung
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die im Kontext von ZUGFeRD weit über eine einfache Digitalisierung hinausgeht. Denn wir sprechen hier keinesfalls von einem digitalen PDF. Viel mehr bestehen E-Rechnungen mit ZUGFeRD aus einem strukturierten Format mit mehreren Datensätzen:
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- Rechnungsdaten
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- Meldedaten: Das sind Umsatzsteuerdaten, die in Echtzeit an eine staatliche Meldeplattform übergeben werden.
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- Statusinformationen als Daten zum Austausch
Alle diese strukturierten und maschinenlesbaren Daten stecken direkt in der E-Rechnung und ermöglichen so ohne Medienbruch eine nahtlose elektronische Übermittlung, den Empfang, die Verarbeitung der Rechnung und die Auszahlung. Dies erleichtert eine effiziente, automatisierte Verarbeitung und Auszahlung der Rechnungsbeträge.
Die Einführung der E-Rechnung und des strukturierten Ansatzes von ZUGFeRD zielt unter anderem darauf ab, Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und so zusätzliche Steuereinnahmen zu generieren.
Effizient, transparent, zukunftssicher: Die Vorteile der E-Rechnung mit ZUGFeRD
Doch nicht nur der Staat zieht seinen Vorteil aus der E-Rechnung mit ZUGFeRD. Vielmehr ist dies auch für Unternehmen ein Schritt in Richtung moderne, effiziente Finanzprozesse. Dies sind die wichtigsten Gründe, warum Unternehmen sich umgehend mit der E-Rechnung mit ZUGFeRD beschäftigen sollten:
Zeitersparnis
Eine nahtlos digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen spart Unternehmen Zeit, da sie nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Dies minimiert den Aufwand für die Dateneingabe und die Fehlerquellen.
Kosteneinsparungen
Papier und Druckkosten entfallen. Vor allem durch den deutlich geringeren Verwaltungsaufwand können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
Effizienzsteigerung
Die strukturierten, maschinenlesbaren Daten im ZUGFeRD-Format ermöglichen eine schnellere und genauere Verarbeitung von Rechnungen. Dies verkürzt die Durchlaufzeiten und steigert die Effizienz.
Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Durch die Integration von ZUGFeRD ist es einfacher, den Überblick über eingehende und ausgehende Rechnungen zu behalten. Fehler in Finanzprozessen werden minimiert und die Compliance verbessert.
Interpolarität
ZUGFeRD fördert die Interpolarität zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen. So können Unternehmen nahtlos mit ihren Geschäftspartnern kommunizieren, auch wenn sie unterschiedliche Software-Lösungen verwenden.
Rechtliche Anforderungen
Die Einführung der E-Rechnung mit ZUGFeRD entspricht den rechtlichen Anforderungen und Standards, die zunehmend auch grenzüberschreitend gefordert werden. Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen, sind auch im internationalen Zahlungsverkehr auf der rechtlich sicheren Seite.
Wettbewerbsvorteil
Mit ZUGFeRD werden Finanzprozesse, schneller und effizienter. Dies kann Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Erfolgsfaktor Software: Die Auswahl der richtigen Software für E-Rechnungsprozesse mit ZUGFeRD
ZUGFeRD ist der in Deutschland anerkannte Standard für elektronische Rechnungen und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Allerdings müssen Unternehmen die in ZUGFeRD integrierten Daten angemessen schützen. Hierzu müssen ihre Systeme, höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Nicht zuletzt deshalb ist die Auswahl der richtigen Software bei der Implementierung von E-Rechnungssystemen mit ZUGFeRD von entscheidender Bedeutung.
Um mit nahtlos automatisierten Finanzprozessen alle der oben genannten Vorteile ausschöpfen zu können, sollte die Software-Lösung nicht nur ZUGFeRD-kompatibel sein, sondern vor allen den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Ihre Anforderungen – unsere Lösungen: Cartago Software für E-Rechnung mit ZUGFeRD & mehr
Mit unserer modular aufgebauten und flexiblen Cartago®Live Suite können wir alle individuellen Herausforderungen lösen. Die Software-Suite kann in jede bestehende Software-Architektur implementiert werden und besitzt zudem standardisierte Schnittstellen zu SAP und Microsoft Excel.
In unserer Success Story „Wie die SolutionBox von Experis und der Cartago Software GmbH den IT-Personalvermittler Talent Solutions bei der Abrechnung von Arbeits- und Projektzeiten zukunftsfähig automatisiert“ können Sie nachlesen, wie wir eine individuelle Lösung entwickelt haben. Sie automatisiert die Abrechnungsprozesse – von der Entgegennahme der Daten über die Erstellung von Rechnungsbelegen bis hin zur elektronischen Rechnungsstellung mit ZUGFeRD:
https://cartago.com/wp-content/uploads/2023/05/Success_Story-digitale-Entgeldabrechung.pdf
Besonders hinweisen möchten wir auch auf unseren Data Manager. Mit diesem Software-Modul werden die für ZUGFeRD benötigten Daten beschafft, verarbeitet und ausgegeben. Dieses automatisierte, standardisierte und strukturierte Datenmanagement garantiert eine Datensicherheit gemäß DSVGO. Der Data Manager ist ebenfalls in jede bestehende Software-Architektur implementierbar mit standardisierten Schnittstellen zu SAP und Microsoft Excel.
Lesen Sie hier mehr zum Data Manager:
https://cartago.com/produkte/datamanager-digitales-datenmanagement/
Unser Fazit
E-Rechnungen mit ZUGFeRD sind die digitale Zukunft der Buchhaltung und aller Finanzprozesse. Unternehmen, die diese Entwicklung frühzeitig erkennen und implementieren, profitieren nicht nur von den Vorteilen der E-Rechnungen, sondern sind durch die zusätzliche Effizienz von ZUGFeRD wettbewerbsfähiger aufgestellt.
Wenn Sie mehr wissen möchten über die Implementierung von E-Rechnung mit ZUGFeRD in die Finanzprozesse, informieren wir Sie gerne.
info@cartago.com
