Die Buchstaben UA stehen für „Universal Accessibility“ und kennzeichnen pdf-Dateien, mit denen auch sehbehinderte oder anderweitig beeinträchtigte Menschen mit unterstützenden Tools etwas anfangen können. Neu ist das Ganze nicht. Aber nun wird das Thema auch für alle diejenigen, die es bis dato nicht beachtet haben, brisant, denn ab 28. Juni 25 müssen pdf-Dateien einige Anforderungen erfüllen.
Warum barrierefreie Dokumente?
Digitale Dokumente gewinnen stetig an Bedeutung, und damit steigt auch die Notwendigkeit, sie barrierefrei zu gestalten. Am häufigsten werden dabei pdf-Dokumente verwendet.
Es gibt bereits jetzt unterschiedliche Technologien, die Menschen mit Beeinträchtigungen beim Sehen oder Hören, mit motorischen, kognitiven oder sprachbezogenen Einschränkungen am Rechner und Mobilgerät unterstützen. Dies sind:
- taktile Braille-Tastaturen und sich aktualisierende Displays
- Screenreader für die Audio-Ausgabe
- assistive Tools für Großdruck und Vergrößerungen am Computer und in Dokumenten
- Akustik-Software für die Navigation am Computer und in Dokumenten
- Auswahlmöglichkeiten für Benutzer, um zwischen Großdruck, Braille, DAISY oder EPUB zu wechseln
Verschiedene Dokumenten-Arten
Aus Sicht des Erstellers können Dokumente im Business-Bereich in zwei Gruppen unterteilt werden:
Dynamische Dokumente werden meist automatisch erstellt und entweder durch Ereignisse ausgelöst oder in regelmäßigen Intervallen (monatlich, quartalsweise oder jährlich) erstellt. Es handelt sich um Rechnungen, Kontoübersichten, Versandbestätigungen o.ä., die kundenspezifische, persönliche und zum Teil auch vertrauliche Informationen enthalten.
Statische Dokumente enthalten für alle Nutzer die gleichen Informationen und keine persönlichen Daten. Das trifft auf Whitepapers, Bücher, Unterrichtsmaterial, Rundschreiben, Broschüren und Handbücher zu, die sich an eine große Zahl an Empfängern richten, die sich die gewünschten Dokumente eigenständig besorgen.
Beide Dokumentenarten müssen für alle Benutzer zugänglich sein – unabhängig von möglichen Einschränkungen.
Die Anbieter derartiger Dokumente haben zwei Möglichkeiten, für die Barrierefreiheit zu sorgen:
Sie können die Dokumente a) in einem Format bereitstellen, dass bereits barrierefrei ist oder sich einfach umwandeln lässt. Damit reduzieren sie die Kosten und Aufwände für die Erstellung alternativer Versionen, beschleunigen Geschäftsprozesse und können die Kundenzufriedenheit erhöhen. Es kann aber vorkommen, dass so ein gemeinsames Format nicht geeignet ist, die Wünsche aller Kunden zu erfüllen.
Sie können die Dokumente b) in unterschiedlichen Versionen zur Verfügung stellen, um die Anforderungen an die Barrierefreiheit proaktiv oder nach Bedarf zu erfüllen. Wenn die Kommunikationsmedien in den bevorzugten Formaten angeboten werden, lässt sich das Kundenerlebnis verbessern. Dafür sind allerdings Tools und Dienste nötig, die die barrierefreien Dokumente effizient erstellen und verteilen können.
Die EU lässt keine Wahl
Die EU beschäftigt sich schon länger mit dem Thema und fordert in EN 301:549, dass elektronische Dokumente WCAG 2.0 Level AA erfüllen. Diese Stufe AA umfasst die 25 Kriterien von Stufe A und weitere 13 Kriterien von Stufe AA. Noch weiter geht Stufe AAA mit zusätzlichen 23 Kriterien, die aber praktisch nicht verwendet wird und auch gesetzlich nicht vorgeschrieben ist.
Auch wenn Gesetze und Rechtssprechnung nicht einheitlich sind, wird voraussichtlich WCAG 2.0 Level AA für die digitale Zugänglichkeit herangezogen.
Unternehmen, die die Kriterien der Zugänglichkeit nicht einhalten, setzen nicht nur ihren Ruf in puncto Kunden-Service auf’s Spiel, sondern müssen auch mit Strafen rechnen.
Umsetzung und Dokumenteneigenschaften
Eine pdf-Datei erfüllt die Anforderungen der Barrierefreiheit, wenn sie über Tags verfügt. Dabei handelt es sich um eine optionale, unsichtbare Schicht im Dokument, die die „Tagging-Sprache“ von Adobe verwendet und damit
- Wörter
- Strukturen
- Semantik (inklusive Tabellen, Diagramme, Listen, Überschriften, Lesereihenfolge und Betonung)
- Alternativtexte für Bilder und Logos
darstellt.
Die schon genannten assistiven Technologien, Suchmaschinen und Künstliche Intelligenz können diese Informationen verwerten und den Inhalt sowohl für Menschen als auch für Maschinen mit unterschiedlichen Fähigkeiten zugänglich machen.
Trotzdem ist ein pdf mit Tags noch nicht automatisch barrierefrei. Dafür müssen internationale Standards eingehalten werden, die Organisationen wie das W3C und die ISO erstellt haben. Diese Standards sind mit den Anforderungen vergleichbar, die für die Strukturen von HTML5-Webseiten gelten, wenn diese barrierefrei sein sollen.
Aktuell ist nur ein geringer Prozentsatz der Millionen pdf-Dokumente mit Tags versehen, und ein noch geringerer Anteil dieser getaggten Dateien ist wirklich barrierefrei.
Am besten denken Sie als Autor schon beim Erstellen Ihres Dokuments an die Barrierefreiheit. Eine logische Lesereihenfolge hilft den Tools, aber auch allen Lesern, die sich die Inhalte leichter erschließen können.
Verwenden Sie im Textverarbeitungsprogramm
- Formatvorlagen für Überschriften und Absätze
- Listen für Aufzählungen
- Tabellen
- alternative Textbeschreibungen für Bilder
- sprechende Texte für Links und Anker
- klar erkennbare Kontraste bei Farben
Test
Das Prädikat „barrierefreies pdf“ erhält eine Datei, wenn sie einen automatisierten Test an Hand der WCAG 2.0 Level A und AA Richtlinien oder der ISO 14289-1 für PDF/UA bestanden hat. Zusätzlich sind individuelle Prüfungen nötig, um Aspekte wie eine sinnvolle Lesereihenfolge, ausreichende Farbkontraste und die redaktionelle Qualität sicherzustellen, was in automatisierten Prüfungen nicht erkennbar ist.
Unser Angebot
Die Cartago-Lösung erzeugt barrierefreie pdf-Dokumente nach dem WCAG 2.0 AA-Standard. Dank verschiedener APIs bleiben bestehende Workflows erhalten, so dass sowohl bestehende als auch neue Dokumente in unbegrenzten Mengen in barrierefreie Versionen verwandelt werden können.
Dabei werten die Anwendungen die vorhandenen Daten aus und ordnen sie den erforderlichen Tags zu. Damit dafür aus dem Vollen geschöpft werden kann, werden Felder wie beispielsweise das Alt-Tag für Bilder zukünftig zu Pflichtfeldern, die ausgefüllt werden müssen oder nicht leer gelöscht werden dürfen.
Es gibt Lösungen für den Designer und für die Engine, die mit flexiblen Lizenzen und Preismodellen angeboten werden, damit die Kosten überschaubar bleiben.
Sprechen Sie uns an, damit wir Ihnen die Möglichkeiten im Detail vorstellen können.
