Der Einsatz des Designers und seiner Begleiter wie DocEngine, Workspace & Co beginnt bei einem neuen Kunden in einer bestimmten Abteilung. Das Projekt zur Einrichtung der technischen Umgebung und Umstellung der Vorlagen braucht etwas Zeit. Wenn alles die Feuertaufe bestanden hat und im produktiven Einsatz ist, könnten die Gedanken durchaus mal über den Tellerrand hinaus wandern. In welchen anderen Unternehmensbereichen werden denn noch massenhaft Dokumente produziert – möglicherweise mit Lösungen, die nicht ganz so optimal sind?
Dafür folgen ein paar Denkanstöße, denn das Gute liegt vielleicht näher als gedacht – zumal die erste Frage, ob Ihr Unternehmen überhaupt die Cartago Live Suite zur Dokumentenproduktion benötigt, ja schon positiv beantwortet ist . Es geht also um mehr.
Drei Ausgabeformate
Papier: Das ist das klassische Ausgabeformat für Schreiben, Verträge, Rechnungen, Versanddokumente, Picklisten und vieles mehr. Die Tatsache, dass immer weniger davon tatsächlich ausgedruckt wird, macht gar nichts. Denn alle Dokumente werden stets als pdf-Datei erstellt und können in dieser Form sowohl gedruckt als auch per Mail versendet oder in Kundenportalen zum Download zur Verfügung gestellt werden.
Elektronische Medien: Das sind sowohl die bereits genannten pdf-Dateien als auch html-Dokumente. Letztere lassen sich sowohl mit dem Designer als auch mit dem HTML-Creator erstellen.
Label: Hier ist der Designer unschlagbar dank seiner millimetergenauen Positionierung von Elementen auf Labeln beliebiger Größe, die sowohl kleine Bauteile, Produkt-Verpackungen oder Gebinde eindeutig kennzeichnen als auch Päckchen, Pakete oder ganze Paletten auf dem Versandweg begleiten.
Beispielhafte Einsatzbereiche
Aus dieser Vielfalt ergeben sich nahezu unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Branchen und Abteilungen großer Unternehmen.
Einige Einsatzbereiche werden nun näher vorgestellt. An Hand der Beispiele fallen Ihnen sicher sofort spezielle Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen ein.
Natürlich ist die Cartago® Live Suite gleichzeitig in mehreren Abteilungen einsetzbar, denn die Personen, die Pakete vorbereiten, die Versandaufkleber brauchen, Bauteile produzieren, die mit Produktlabels komplettiert werden oder Versicherungsfälle bearbeiten, müssen zunächst mit Arbeitsverträgen eingestellt und regelmäßig mit Gehaltsabrechnungen versorgt werden.
Einsatzbereich Human Ressources
Jedes Unternehmen hat Mitarbeiter. Somit liegt die Verwendung der Cartago® Live Suite im Personalbereich auf der Hand. Hier nun ein paar ausgewählte Beispiele für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten:
Arbeitsvertrag
Alles beginnt mit einem Arbeitsvertrag, der standardmäßig bestimmte Inhalte aufweisen muss. Dazu kommen Bausteine, die in verschiedenen fallspezifischen Varianten vorliegen und zwischen denen eine Auswahl getroffen werden muss.
Schließlich muss eine Personalisierung erfolgen, die sowohl die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters als auch individuelle Passagen im Vertrag betreffen kann.
Verträge werden selten erstellt und erfordern stets individuelle Nacharbeiten unter Verwendung vorbereiteter Vorlagen und Bausteine.
Gehaltsabrechnungen und Lohndokumente
Dokumente dieser Art werden regelmäßig wiederkehrend monatlich oder jährlich erstellt. Sie basieren auf standardisierten Vorlagen und werden automatisch mit individuellen Daten befüllt.
Ohne manuelle Eingriffe folgt der massenhafte Versand per Post oder Mail kombiniert mit der sicheren Archivierung.
Korrespondenz aller Art
Schon mit dem Arbeitsvertrag oder im Verlauf der Anstellung erhält der Mitarbeiter zusätzliche Dokumente. Dabei kann es sich um Merkblätter oder Checklisten handeln, die für alle Mitarbeiter identisch sind.
Möglich sind auch Dokumente, die größtenteils standardisiert sind und entweder nur automatisiert mit den persönlichen Daten befüllt oder aber mit fallspezifischen Bausteinen oder Texten ein wenig oder sehr umfangreich individualisiert werden.
Einsatzbereich eCommerce
Dieser stetig wachsende Bereich stellt unterschiedliche Anforderungen bei Dokumenten, die zum Teil automatisiert ablaufen und zum Teil manuelle Eingriffe erfordern.
Bestellabwicklung
Hier finden viele Schritte automatisiert statt, indem die individuellen Daten des Bestellers und seiner Bestellung in Standard-Vorlagen eingefügt werden. So entstehen Dokumente wie Bestellbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen, die entweder per Mail versendet oder ausgedruckt und der Lieferung beigelegt werden.
Versandlabels
Für den Versand der Waren sind gedruckte Labels erforderlich.
Dabei kann es sich um Aufkleber handeln, die auf die Warenverpackung geklebt werden, um Versandaufkleber für den Weg der Sendung zum Kunden oder um vorgefertigte Labels für etwaige Rücksendungen.
Korrespondenz aller Art
Hinter diesem Titel verbergen sich unzählige Möglichkeiten, mit Kunden im Rahmen einer Bestellung oder danach in Kontakt zu treten.
Die Übersicht über den aktuellen Stand des Kundenkontos wird beispielsweise automatisch erstellt. Antworten auf Kunden-Anfragen bestehen aus einer Standard-Vorlage mit manuell ausgewählten Bausteinen, die zum jeweiligen Fall passen.
Auch Marketing-Aktionen sind möglich und können mit Regeln zur Kundensegmentierung automatisiert erstellt werden.
Einsatzbereich internationaler B2B-Handel
Hier stehen eine reibungslose Abwicklung und die Einhaltung rechtlicher Regelungen beim Versand im Vordergrund. Die Erstellung der dafür benötigten Dokumente kann mit der Cartago® Live Suite sehr gut automatisiert werden.
Lagerlogistik
Aus Bestellungen werden automatisch Picklisten erzeugt, an Hand derer die bestellten Artikel aus dem Lager geholt und für den Versand bereitgestellt werden.
Versand
Je nach Produkt sind im B2B-Handel umfangreiche Versandpapiere erforderlich. Von Ladelisten bis zu Dokumenten für den Transport von Gefahrgut wird alles automatisch mit den relevanten Daten erstellt und ausgegeben.
Einsatzbereich Versicherung
Diese Branche eignet sich sehr gut für den Einsatz der Cartago® Live Suite, die in verschiedenen Stufen der Vertragsbeziehung variabel zum Einsatz kommt.
Vertrag
Analog zu den Arbeitsverträgen bestehen Versicherungsverträge aus verschiedenen Standard-Inhalten, die einmalig durch eine Auswahl aus individuellen Bausteinen, automatisch zugesteuerten Personendaten sowie möglichen individuellen Angaben manuell finalisiert werden.
Vertragsabwicklung
Versicherungen werden unregelmäßig in Anspruch genommen und verursachen Schriftverkehr, der ähnlich wie der Vertrag auf Standard-Dokumenten beruht, die durch die Auswahl passender Bausteine und Daten an den jeweiligen Fall angepasst werden.
Die Erstellung von Dokumenten dieser Art soll schnell und unkompliziert erfolgen. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass alle benötigten Inhalte korrekt enthalten sind.
Korrespondenz aller Art
Hier sind Statistiken und Aufstellungen der Versicherung zu einem Stichtag zu nennen, die automatisiert mit den aktuellen Daten erstellt werden.
Für Kunden-Anfragen außerhalb von Versicherungsfällen sind Standards mit Möglichkeiten zur Individualisierung nötig.
Und auch diese Branche verwendet gerne Marketing-Aktionen mit Kundensegmentierung und Individualisierung.
Einsatzbereich Energie-Lieferant
Diese Branche benötigt alle Funktionalitäten der Cartago® Live Suite für die reibungslose Abwicklung der Kundenbeziehungen.
Vertrag
Ähnlich den Arbeits- und Versicherungs-Verträgen entstehen die Lieferverträge aus verschiedenen Standardinhalten, die einmalig mit einer Auswahl aus individuellen Bausteinen, automatisch zugesteuerten Personendaten sowie möglichen individuellen Angaben manuell finalisiert werden.
Abrechnungen
Mindestens einmal im Jahr müssen aus den abgelesenen Zählerständen Rechnungen erstellt werden. Auch begleitende Dokumente mit Diagrammen sind gängig und können automatisiert erstellt und für den Versand vorbereitet werden.
Korrespondenz aller Art
Zuweilen erhalten Kunden Informationen über Vertragsänderungen, die aus Kombinationen von Standard-Vorlagen mit Kundendaten entstehen.
Alle Kunden-Anfragen können in einem gesteckten Rahmen mehr oder weniger individuell beantwortet werden.
Und auch in dieser Branche sind personalisierte Marketing-Aktionen für ausgewählte Kundensegmente gefragt, die weitgehend automatisiert erstellt werden.
Fazit
Manche Anwendungsfälle ähneln sich, manche sind speziell. Grundsätzlich lassen sie sich nach folgenden Kriterien kategorisieren:
Nach Erstellungsterminen und -häufigkeit
- regelmäßig wiederkehrend zu festen Terminen
- häufig zu flexiblen Terminen
- sporadisch nach Bedarf
Nach Automatisierungsgrad
- voll automatisch ohne manuelle Eingriffe
- mit geringen manuellen Anpassungen
- individuelle Inhalte im Rahmen der CI-Vorgaben
Von den rein rechnerisch möglichen 9 Kombinationen werden einige häufiger und andere seltener auftreten. Wichtig ist die Vielfalt, die keine Grenzen setzt, sondern vielmehr das große Tor zu sehr unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten öffnet.
