Die Herausforderung
Ziele für das neue Output Management
- Ein optisch und inhaltlich vereinheitlichter Erstellungsprozess von Dokumenten
- Qualitätssicherung des Dokumentenerstellungs- und -änderungsprozesses
- Revisionssicherheit und ein zuverlässiges Management der Dokumentenvorlagen in Hinblick auf die vielen Gesetzesänderungen sowie interne Compliance
- Gesamtheitliche Optimierung der Prozesse im Output Management
- Kosteneinsparung
Nach einem längeren Auswahlprozess entschied sich die VKB für das damalige StartupUnternehmen Cartago Software mit seinem bereits am Markt etablierten Partner Compart. Ausschlaggebend waren dabei vor allem die Flexibilität und Integrationsfähigkeit der neuen Lösung und dass durch ihre Nutzung als Webanwendung keine Installationen an den Arbeitsplätzen erforderlich waren.
Die Lösung
Cartago®Live fand seinen ersten Einsatz im Jahr 2009 zunächst in der Sparte Realkredit. Dabei integrierte Cartago seine Lösung in das EOS (Erweitertes Output System), das die VKB zeitgleich neu entwickelte.
Die Struktur der Datenübergabe wurde auf das XML-Format angepasst und standardisiert. Hoch engagiert haben die Mitarbeiter von Cartago Software die Verantwortlichen der VKB zu Experten im Umgang mit dem Cartago® Designer ausgebildet. Alle Beteiligten haben begeistert mitgemacht und konnten nach der Schulung diverse Dokumentenvorlagen für alle Eventualitäten selbst erstellen. Die Dokumentenerstellung ging einher mit einem Vereinheitlichungsprozess.
Es wurde festgelegt, welche Inhalte ein Dokument haben muss, welche Bereiche von einem
Sachbearbeiter geändert werden können und welche bereits fest fixiert auf der jeweiligen Dokumentenvorlage zu finden sind. Außerdem liefert die Lösung von Cartago Software eine millimetergenaue Umsetzung der gestalterischen Wünsche bezüglich des Layouts der Dokumente. Die Innendienstmitarbeiter können direkt über das EOS-System die Dokumente aufrufen und letzte individuelle Änderungen vornehmen. Hierbei handelt es sich um interaktive Dokumente, die durch wenige Klicks an die benötigten Stellen zur Bearbeitung, Archivierung oder den Druck weitergeleitet werden können.
Kleine „Geburtsschmerzen“ zu Beginn der Implementierung der damals noch jungen Software konnte Cartago schnell ausräumen. Dabei zeigte das Landshuter Softwareunternehmen seine große Stärke. Ein persönlicher und stets informierter Ansprechpartner war jederzeit für die VKB nur einen Anruf weit entfernt. Die Wünsche der VKB wurden von Cartago stets ernst genommen und in einer gemeinsamen Weiterentwicklung umgesetzt. So konnte insbesondere der Funktionsumfang der neuen Lösung um eine Versionierung erweitert werden. Die Projektbeteiligten kommunizierten offen und unkompliziert miteinander, was die Zusammenarbeit einfach und effektiv machte.
Mehrwert für die Versicherungskammer Bayern
- Vereinheitlichung der Dokumentenprozesse unternehmensweit.
- Qualitätssicherung und Aufwandserleichterung für die Sachbearbeiter.
- Millimetergenaue Umsetzung der Vorgaben für das Corporate Design in den Dokumenten.
- Standardisierte und ausbaufähige Neuerung des Output Managements mit neuen Möglichkeiten.
- Heute können Templates von Sachbearbeitern erstellt werden, wo früher zeit- und kostenaufwändig Entwickler-Skills für die Programmierung erforderlich waren.
- Deutliche Zeit- und Kostenersparnis in Bezug auf Installation und Updates durch die Web Service-Nutzung sowie Unterstützung und Eröffnung neuer elektronische Kanäle.
Fazit
„Mit den Produkten der Firma Cartago für das Dokumentendesign haben wir eine
Fazit
Am Ende war die neue Lösung mit einem standardisierten, qualitativ hochwertigen Dokumenten- management ein voller Erfolg. Die Dokumentenerstellungsprozesse sind einfacher, qualitätssicher und kostengünstiger geworden.
Vor allem auch zukunftsfähig.
Lösung gefunden, in der unsere Anforderungen für einen kundenorientierten Output optimal umgesetzt sind.
Durch die Nutzung der vielfältigen Features konnten wir unsere internen Prozesse optimieren.
Dabei ist die Zusammenarbeit mit dem Team von Cartago auf Augenhöhe und unkompliziert. Mit dem Support sind wir sehr zufrieden.“
Frank Nevels, IT Service Owner / IT Produkt Owner,
Versicherungskammer Bayern
Am Ende war die neue Lösung mit einem standardisierten, qualitativ hochwertigen Dokumenten- management ein voller Erfolg. Die Dokumentenerstellungsprozesse sind einfacher, qualitätssicher und kostengünstiger geworden.
Vor allem auch zukunftsfähig.
Die neue Cartago-Lösung überzeugte so sehr, dass sie seitdem sukzessive in weiteren Sparten etabliert wurde und wird. Nicht zuletzt wegen der guten menschlichen und fachlichen
Zusammenarbeit setzt die Versicherungskammer Bayern deshalb auch künftig vertrauensvoll auf die Landshuter Softwareschmiede.
Cartago Software
Wir sehen uns als Innovationstreiber von Automatisierung, Standardisierung und Digitalisierung für Vorlagen-Design und Dokumentenmanagementprozesse in großen Unternehmen aller Branchen. Weltweit empfangen rund 40 Millionen Menschen Dokumente, die mit unseren Lösungen erstellt worden sind.
In einer Live-Demo haben Sie die Gelegenheit, die Lösungen von Cartago Software anschaulich näher kennenzulernen und Antworten auf Ihre Fragen zu bekommen. Vereinbaren Sie hier einen Termin.
