Wie die SolutionBox von Experis und der Cartago Software GmbH den IT – Personalvermittler Talent Solutions bei der Abrechnung von Arbeits- und Projektzeiten zukunftsfähig automatisiert.
Die Talent Solutions GmbH ist ein Managed Service Provider (MSP) und eine Marke unter dem Dach
der ManpowerGroup. Sie bietet umfassende und flexible Dienstleistungen rund um die
Personalvermittlung an. Diese beinhalten Lösungen entlang des gesamten Talent-Lifecycles, von
der Mitarbeitersuche und -auswahl über die Vermittlung bis hin zur monatlichen Abrechnung. In
dem hier vorgestellten Beispiel geht es um die Vermittlung von IT-Fachkräften durch die Talent
Solutions GmbH an ein großes deutsches Finanzdienstleistungsunternehmen.
Die Herausforderung
Die Talent Solutions stand vor der Herausforderung, die Prozesskette von der Anfrage und dem Bestellprozess der Dienstleistungsaufträge sowie der Arbeitnehmerüberlassung bis hin zur Rechnungsstellung und Stornierung zu automatisieren. Denn sowohl bei der Talent Solutions als auch bei dem Finanzdienstleister waren bis zu dem Zeitpunkt viele manuelle Arbeitsschritte für die Abrechnung nötig. Dies kostete auf beiden Seiten Zeit und war zudem auch fehleranfällig.
Der Finanzdienstleister hat alle Waren und Dienstleistungen unternehmensweit mit einem hauseigenen System eingekauft. Um den Bedarf und Einkauf externer Projektmitarbeiter steuern zu können, benötigte Talent Solutions ein zusätzliches System – in diesem Fall das Vendor Management System SAP Fieldglas (VMS). Diese Stand-Alone-Lösung hatte jedoch keinerlei Schnittstellen, um Daten und Informationen automatisiert in ein anderes System zu übertragen. Daher mussten die Abrechnungsdaten in einem manuellen Zwischenschritt weitergeleitet werden.
In der ersten Projektphase sollte die Qualität der Leistungsabrechnung verbessert werden. Es wurde dringend eine Lösung benötigt, die den Abrechnungsprozess – von der Entgegennahme der Daten über die Erstellung von Rechnungsbelegen bis hin zur elektronischen Rechnungsstellung – automatisiert.
Ziele für den Abrechnungsprozess
- Synchronisation der Abrechnungsinformationen, die aus den beiden unterschiedlichen Systemen – Webshop des Kunden und Vendor Management System SAP Fieldglas – kommen.
- Produktion aller erforderlichen Abrechnungsbelege (Gutschriften und MSP Fee- Rechnungen) für die an das MSP-Programm angebundenen Lieferanten.
- Produktion aller Rechnungsbelege an Kunden und vollautomatisierte Übertragung im ZUGFeRD-Format.
- Übertragung und Archivierung der abgerechneten Informationen über eine Schnittstelle an das hausinterne Buchhaltungssystem der Talent Solutions.
In einer weiteren Projektphase sollten Anfrage- und Bestellprozesse automatisiert werden. Dafür sollte eine automatische Schnittstelle, die den Webshop des Finanzdienstleisters und das VendorManagement System SAP Fieldglas miteinander verbindet, geschaffen werden.
Die SolutionBox – eine Gemeinschaftslösung von Experis und Cartago Software
Um diese Herausforderungen zu lösen, nutzten Experis und Cartago Software in enger Partnerschaft ihre Synergien und entwickelten gemeinsam die SolutionBox:
- eine voll automatisierte Lösung zur Abrechnung von Arbeits- und Projektzeiten im Personaldienstleistungssektor
- mit Integration des elektronischen Rechnungsversandes im ZUGFeRD-Format.
Experis ist ein weltweit erfolgreich agierender IT-Dienstleister und verbindet digitale Transformation mit dem Faktor Mensch. Über 1000 international erfahrene IT-Experten, in diesem Fall mit Know- how im Bereich HR, IT, Operations und Strategie, unterstützen bei allen IT-Herausforderungen. Ihnen zur Seite stand Cartago Software als verlässlicher Partner, um die Anforderungen an den Dokumenten-Output mit hoher Flexibilität und Integrationsfähigkeit zu realisieren. Dabei setzte Cartago Software vor allem auf eine serviceorientierte Architektur, moderne HTML 5 Technologie und die Trennung von Datenbeschaffung und Pflege des Layouts.
Die Lösung
Im Regelfall wird die Rechnungsstellung im eigenen Webshop des Kunden veranlasst und der ZUGFeRD-konforme Rechnungsprozess startet automatisch. Dienstleistungsaufträge, die nicht im Webshop registriert sind, erfasst und bestätigt ein Mitarbeiter des Finanzdienstleisters am Ende der Abrechnungsperiode manuell. Die Bewegungsdaten, d.h. die monatlich variablen Informationen für die Rechnungsstellung werden als Trigger an die digitale Rechnungslösung von Experis und Cartago übertragen. Nun werden die Bewegungsdaten mit den Stammdaten, die einmal täglich aus der Fieldglass-Stammdatenbank abgeholt werden, zusammengefasst. Aus den gesammelten Daten werden folgende Dokumente erstellt:
- ZUGFeRD-Rechnung an den Auftraggeber
- Gutschrift an Dienstleister
- Rechnung über Vermittlungsgebühr
- Informationen für und über Kreditoren und Debitoren
Diese Dokumente werden per E-Mail, Web-Schnittstelle oder Filetransfer an automatisierte Buchhaltungssysteme gesendet, archiviert oder als E-Mails mit Anhang an Dienstleister geschickt. Zu jedem Output-Dokumenten-Paket generiert das System tägliche, wöchentliche und monatliche Reports. So hat das Manpower-Management die berechneten Leistungen stets im Blick. Die Cartago®Live DocEngine und der Cartago®Live Data Manager sind dabei die entscheidenden Module, welche dieDaten zusammenführen, die nötigen Dokumente erstellen und die relevanten Informationen in eine Datenbank speichern. Außerdem hat AWS Applikationsserver, E-Mail-Server und Datenbank-Server gemietet.
Mehrwert der SolutionBox für die Talent Solutions und den Kunden:
- Integration in bestehende Systeme
- Zusammenführung und Synchronisation der Daten aus zwei unterschiedlichen Datenquellen
- Automatisierte Abrechnungsprozesse mit fast vollständigem Abbau manueller Schritte
- Dadurch Zeit- und Kostenersparnis sowie Fehlerminimierung
- Einheitliches Corporate Design durch zentrale Layoutpflege der Dokumente
- Ausgabe im ZUGFeRD-Format, um gegenüber öffentlichen Einrichtungen abrechnen zu können
- Outputkanäle SMTP, SFTP, Web Schnittstelle
- Abrechnung in Realtime verbessert den Cashflow
- Tägliches Reporting für eine bessere Planungssicherheit
Fazit
werden. So haben Cartago und Experis gemeinsam eine Lösung geschaffen, von der zukünftig auch andere Kunden der Talent Solutions profitieren können.
Cartago Software
Wir sehen uns als Innovationstreiber von Automatisierung, Standardisierung und Digitalisierung für Vorlagen-Design und Dokumentenmanagementprozesse in großen Unternehmen aller Branchen. Weltweit empfangen rund 40 Millionen Menschen Dokumente, die mit unseren Lösungen erstellt worden sind.
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